Интеграция с почтой в Битрикс24 - храните всю переписку с клиентами внутри компании

Как организовать работу с почтой внутри компании, на портале, как хранить всю историю переписки с клиентом, быстро и просто обрабатывать входящие письма и отвечать на них - все это в Битрикс24.

На сегодняшний день одной из важных задач многих, да, наверное, даже всех компаний, является работа с клиентом.

Практически все мы работаем с базой контактов, оформляем заказы, сделки, ведем переписку, назначаем встречи, звонки и т.д. И основной проблемой коммуникации является закрытость истории общения, самого процесса ведения переговоров сотрудника с клиентом от руководителя. 

Основной задачей в этом случае является – сделать этот процесс более открытым, доступным, дать возможность контролировать ведение сделки или просто переговоров с клиентом, открыть информацию вышестоящему руководителю или другим сотрудникам.

При этом нужен механизм, позволяющий быстро и просто вести диалог с клиентом, хранить всю историю внутри компании и иметь к ней доступ.
 
Сегодня я хотела бы подробнее рассказать вам о том, как Битрикс24 может помочь в решении данной задачи. Как организовать работу с почтой внутри компании, на портале, как хранить всю историю переписки с клиентом, быстро и просто обрабатывать входящие письма и отвечать на них.

ekstranet_menyu.png
 
CRM Битрикс24 позволяет сделать процесс работы с клиентами прозрачным, доступным, теперь все письма хранятся в CRM и вы всегда сможете просмотреть всю историю работы с клиентом, узнать подробности заказа, увидеть какие вопросы, договоренности обсуждались.

Руководитель компании имеет полный доступ к этой информации (есть гибкая настройка прав доступа для всех пользователей), в любой момент может просмотреть как входящие, так и исходящие письма.

pisma.png
 
Основные преимущества работы с почтой внутри CRM:
• Менеджеры всю работу (в том числе и с почтой) выполняют в одной программе
• Вся переписка всегда доступна в CRM
• Любой участник сделки может легко ознакомится с перепиской по данной сделке через CRM
• Руководство всегда в курсе, о чем говорят их менеджеры с клиентами

Для того чтобы приступить к полноценной работе с клиентами в CRM, необходимо настроить интеграцию с почтой.
 
На странице CRM – Настройки – Интеграция с почтой вы сможете подключить почтовый ящик компании, на который и с которого будут приходить письма.

2.png
В поле «Внешний почтовый адрес» необходимо ввести адрес почтового ящика, который вы хотели бы подключить к  CRM (как правило, это почтовый адрес компании, которой известен клиентам).

Активность – галочка позволяет активировать настройки и начать работу с почтой.

РОР3 Сервер - впишите адрес почтового сервера добавляемого e-mail (например pop.gmail.com).

Порт - указывается порт, по которому идет передача сообщений (при активации SSL порт указывается автоматически 995).

Защищённое соединение (SSL) - отметьте опцию, если необходимо чтобы соединение проходило по протоколу SSL.

Логин
- укажите ваше имя для входа на почту.

Пароль - укажите пароль от почтового ящика.

Интервал  проверки почты (мин) – период, через который будет выполняться проверка на поступление новых писем.

Удалять сообщения на сервере после получения - поставьте здесь галочку, при необходимости.

Создавать лид для неизвестного отправителя – если вы желаете при получении новых писем (от неизвестного отправителя)  получать новые лиды, активируйте галочку.

Служебный код – для корректной обработки исходящих писем, необходим код, который будет расположен в письме, здесь вы можете выбрать в какой именно части письма расположить его.

Блок «Настройка правил обработки входящих писем по теме (для опытных пользователей)» заполнять не нужно, здесь указаны служебные коды, которые вы можете использовать для того чтобы прикрепить письмо к конкретной сущности. Но использование служебного кода, размещение которого вы выбрали в пункте выше, уже гарантирует прикрепление всех исходящих писем к конкретным сущностям.

Заполнив все данные, просто нажмите кнопку сохранить и система автоматически загрузит письма за последние 7 дней с вашего почтового ящика. Просмотреть все письма можно в разделе История.

istoriya.png
 
Ну, теперь можно приступить к работе с клиентами!

 Вы можете отправлять письма из CRM, работать с входящими письмами, настраивать шаблоны и многое другое 
 
Начнем с отправки письма клиенту.

При отправке письма, в поле "от кого" может быть указано 3 различных адреса, вы можете выбрать один из них:

1. Это централизованный ящик, т.е. тот, который вы подключили к CRM
2. Личный e-mail сотрудника
3. Адрес, который указан в шаблоне письма.

3.png

 
Если вы отправляете письмо  с централизованного ящика CRM,  то ответ также придет на этот ящик  и прикрепится к контакту, сделке, компании и соответственно также будет в списке дел.
 
Если при отправке письма, в поле от кого, вы указываете личный e-mail,  то в ответе на это письмо, автоматически будет заполнено поле «копия» в котором будет указан ящик, подключенный к CRM. Также, при отправке письма на адрес, указанный в шаблоне письма.

Остановлюсь подробнее на шаблонах.


Для рассылки сообщений клиентам удобнее использовать один готовый шаблон, который можно отправить сразу нескольким контактам или всем, например, новое предложение или поздравление с Новым Годом.

Настроить шаблон письма можно на странице CRM – Настройки – Прочее.

Здесь вы можете прописать адрес (e-mail), с которого письмо будет отправлено и текст самого письма. Подготовленный шаблон будет автоматически подставлен при отправке писем из CRM.

4.png

Это индивидуальный шаблон, который будет доступен только тому сотруднику, кто создал его.

Кроме этого, есть шаблоны, которые доступны всем сотрудникам, их настройки выполняются на странице  CRM - Настройки - Почтовые шаблоны.

5.png


Это общие шаблоны, в них есть дополнительные настройки, которые позволяют автоматически вставлять в письмо данные по клиенту. Эти шаблоны разделены по элементам, так как каждая сущность имеет свои поля.

Например, вы можете добавить данные полей имя и фамилия контакта, для того чтобы в письме, в приветствии, автоматически подставлялись соответствующие значения:

6.png 7.png

Для каждого шаблона можно настроить права доступа для всех сотрудников или открыть его только для себя.

Значения полей будут подставлены автоматически, в зависимости от значений, указанных в карточке клиента.

Все отправленные письма сразу же появляются в списке дел, также, их можно найти с помощью фильтра.

8.png


Обработка входящей почты

При получении входящего письма, ответственный сотрудник получит уведомление, в котором будет указано название письма, а также его автор. Кликнув по названию, можно быстро перейти к просмотру  письма.

9.png

 
В зависимости от совпадения по e-mail, письмо будет автоматически прикреплено к контакту, сделке, компании или лиду.

10.png


Если письмо пришло с неизвестного адреса, который еще не зарегистрирован в вашей системе, то на его основе может быть создан новый лид (только если в настройках у вас активна галочка "Создавать лид для неизвестного отправителя" )

Также, все входящие письма попадают в общий список дел, где вы можете просмотреть их, после чего они автоматически приобретают статус прочитанных.
 
С помощью фильтра в списке дел, можно просмотреть все новые и уже прочитанные письма.

11.png


Файлы

Все файлы, которые участвуют в переписке, будут доступны в самих письмах, а также автоматически сохраняются в библиотеке общих документов, в папке Файлы с почты.

Благодаря поддержке интеграции с почтой, вы можете хранить всю историю работы с клиентом внутри компании, на своем портале. Любой сотрудник всегда имеет доступ ко всем письмам, с помощью фильтра может просто и быстро найти нужную информацию.

 Руководитель всегда может просмотреть историю переписки с клиентом, проконтролировать своих подчиненных.          

Мы аккуратно собираем действительно полезные материалы для собственников интернет-магазинов и интернет-маркетологов, касающиеся разработки и эксплуатации быстро масштабируемых e-commerce проектов.

Мы - рядом

У Вас есть проект? Давайте его обсудим!

Приедем на встречу

г.Ростов-на-Дону, ул.Социалистическая, 74

г.Москва, ул.Люблинская, 42, офис 330

Пишите на email

info@orangecode.ru

Контактный телефон

+7 (918) 505-23-85

Skype

web_studio_orange_code

Viber

+7 (918) 505 23 85

WhatsApp

+7 (918) 505 23 85

Оставьте заявку

Расскажите немного о Вашем проекте. Мы обязательно свяжемся с Вами и сделаем коммерческое предложение, от которого Вы не сможете отказаться!

Я согласен на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности

Настоящим я выражаю согласие на обработку моих персональных данных, включая передачу третьим лицам, уполномоченным Orange Code для осуществления целей маркетинга, рекламы и изучения мнений группой компаний Orange Code. Я прочитал Политику Конфиденциальности и согласен с ее положениями. Я понимаю, что могу отозвать свое согласие, следуя по специальной ссылке.