 |
| Модуль «Интранет» предназначен для управления задачами и поручениями, организации коллективных событий, резервирования переговорных и ресурсов, работы с электронными заявками.
Модуль используется для выполнения простого и расширенного поиска по базе сотрудников, отображения кадровых изменений, происходящих в компании, автоматического построения графика отсутствия сотрудников, организации доски почета, мониторинга дней рождения сотрудников, создания календарей событий разного уровня с возможностью взаимной интеграции, импорта пользователей из «1С:Зарплата и Управление Персоналом».
|
|
| |
Календари в MS Outlook на одной сетке
| Бронирование переговорных |
Двунаправленная интеграция с Microsoft Outlook
В модуле реализована не просто интеграция, а двунаправленная интеграция с Microsoft Outlook.* Это значит, что вы можете не только импортировать данные с Портала в популярную почтовую программу, но исинхронизировать (!) эти данные (общие календари компании, свои персональные календари, контакты сотрудников и задачи) с MS Outlook. При этом Портал и MS Outlook сами между собой «договорятся», и внесенные изменения в одной программе автоматически отобразятся в другой!
Интеграция выполнена в полном соответствии со спецификацией корпорации Microsoft. Двунаправленный обмен данными с MS Office Outlook работает на основе протокола управления списками SharePoint, базирующегося на SOAP.
* - Рекомендуется версия Outlook 2007!
|
- двусторонняя синхронизация данных Портала и MS Outlook;
- синхронизация общих календарей компании;
- синхронизация персональных календарей сотрудников;
- синхронизации сотрудников с Microsoft Outlook;
- синхронизация контактов сотрудников;
- синхронизация задач сотрудников;
- импорт структуры, экспорт и синхронизация изображений пользователей;
- возможность настройки работы под IIS;
- реализация на основе протокола управления списками SharePoint;
- подключение календарей Портала в статическом и динамическом режиме;
- экспорт нескольких календарей Портала в MS Outlook;
- отображение экспортированных календарей на одной сетке в MS Outlook.
|
Поиск сотрудника
На Портале поиск сотрудника реализован таким образом, чтобы вы могли найти человека, не дотрагиваясь до клавиатуры - только щелкая мышью и перемещаясь по подразделениям. И даже первых букв любой фамилиибудет достаточно для поиска коллеги. Можно искать дополнительно по должностям и другим элементам - это еще ускоряет процесс. А в результате поиска вы попадаете на личную страничку сотрудника в компании - его профайл.
|
- быстрый поиск сотрудника по анкетным данным;
- использование как простого, так и расширенного поиска по базе сотрудников;
- моментальное получение дополнительной личной информации о сотруднике на представленной по запросу его странице;
- облегчение коммуникации между сотрудниками: с полученной в результате поиска личной страницы можно отправить мгновенное сообщение сотруднику, оставить сообщение в его личном форуме или комментарий в персональном блоге.
|
Телефонный справочник
Телефонный справочник позволяет быстро найти телефон любого сотрудника. При этом достаточно знать несколько цифр его номера, e-mail или Ф.И.О., чтобы выполнить поиск. А если указать подразделение и выбрать «мой офис» или «в онлайне», то результаты поиска значительно сужаются. Как сам справочник, так и результаты поиска по нему можно экспортировать в Excel и синхронизировать с Outlook и CardDAV.
|
- быстрый поиск телефона сотрудника по номеру, e-mail или Ф.И.О;
- сужение поиска по параметрам «мой офис» или «в онлайне»;
- поиск для заданного подразделения;
- экспорт списка телефонов в Excel;
- синхронизация с Outlook и CardDAV.
|
Структура компании
Целая секция на Портале - «Компания» призвана сформировать ее правильный образ - лицо. Разместите здесь официальную информацию о руководстве, миссии, стратегии и структуре компании. Создайте общественную фотогалерею и видеотеку. Все это будет не только создавать, но и укреплять корпоративную культуру и имидж компании.
|
|
- наглядное представление иерархии департаментов, офисов и отделов компании;
- общая информация о компании, ее истории, задачах, ценностях и корпоративной культуре;
- официальные новостные ленты (приказы, распоряжения, правила);
- календарь событий компании;
- фото и видео отчеты о деятельности компании;
- лента важных новостей отрасли, возможность импорта из внешних источников;
- внутренние вакансии компании;
- контакты и реквизиты для быстрого доступа.
- упрощение поиска подразделения, отвечающего за какую-то функцию;
- быстрое определение человека, выполняющего конкретные обязанности в рамках выбранного подразделения.
|
Кадровые изменения
Страница служит для просмотра кадровых изменений как целиком по компании, так и по отдельным подразделениям. Здесь же можно проследить за изменениями, происходящими в карьере любого из сотрудников.
|
- отображение изменений, происходящих в карьере сотрудников;
- просмотр кадровых изменений целиком по компании;
- просмотр кадровых изменений по отдельным подразделениям;
- при добавлении нового сотрудника автоматически добавляется стартовая запись о кадровом изменении.
|
График отсутствий
График отсутствий на Портале наглядно отображает информацию об отсутствующих сотрудниках. Достаточно взгляда на график, чтобы увидеть, кто из них в отпуске, а кто в командировке. Прокрутите график по временной шкале - на нем отобразится информация за выбранный период. Хотите - по всей компании, хотите - по подразделениям.
|
- визуализация присутствия сотрудников на рабочем месте за текущий месяц;
- отображение графика присутствия/отсутствия за любой месяц, выбранный по временной шкале с помощью кнопок навигации;
- формирование графика как по всей компании, так и в разрезе подразделений;
- цветовая маркировка причин отсутствия сотрудников;
- получение актуального списка присутствующих или отсутствующих сотрудников с указанием причины их отсутствия;
- быстрое перемещение по ссылке из списка на страницу отсутствующего для выяснения этих причин.
- планирование работы компании и занятости сотрудников с учетом известных периодов их отсутствия, отраженных в графике;
- планирование отпусков сотрудников в соответствии с действующими в компании правилами (не более двух отпусков одновременно в подразделении и т.п.).
|
Доска почета
Портал содержит страницу, аналогичную обычной Доске почета. И на нее можно «вывешивать» особо отличившихся сотрудников. В результате все в компании узнают, что кого-то наградили и за что, и смогут тут же на Портале их поздравить. Здесь же вы сможете быстро получить список сотрудников, имеющих особые награды и отличия.
|
|
- создание страницы, аналогичной обычной Доске почета;
- помещение на Доску почета особо отличившихся сотрудников;
- указание причины попадания сотрудников на Доску почета;
- получение списка сотрудников, имеющих особые награды и отличия;
- возможность быстро поздравить сотрудника с полученной наградой.
|
Дни рождения
Портал напоминает о грядущих днях рождения коллег и формирует актуальные списки именинников. Теперь желающие не забудут поздравить коллегу с радостным событием, отправив ему прямо на Портале сообщение.
|
- создание странички для напоминания о грядущих днях рождения коллег;
- быстрое получение информации о текущих и ближайших именинах;
- формирование актуального списка именинников по всей компании;
- формирование актуального списка именинников по подразделениям;
- возможность поздравить сотрудника с радостным событием, тут же отправив ему сообщение.
|
Календари событий
Мощнейший механизм для планирования и управления рабочим временем сотрудников! Потому что позволяет сотрудникам не только повышать свою личную эффективность, но и быстро организовываться в рабочих группах и, более того, согласовывать свою деятельность с ключевыми событиями всей компании.
Уникальная возможность - «избранные календари». Хотите, чтобы процесс планирования рабочего времени в вашей компании стал простым и действенным? Тогда объедините с ее помощью личные календари сотрудника с календарями рабочих групп, календарями компании или других сотрудников компании. Даже в поездке календари будут с вами, поскольку их можно загрузить в мобильный телефон или «перекинуть» в Outlook - к вашим услугам экспорт календарей в формате iCal.
|
- каждый сотрудник, рабочая группа и администрация создают любое число календарей;
- календари различных уровней совмещаются, что повышает удобство работы - как для отдельных сотрудников и подразделений, так и для всей компании;
- события представляются для просмотра в формате день/неделя/месяц;
- на календарь выводятся не только текущие, но и прошлые/предыдущие периоды;
- размещаются события непосредственно на календаре - визуально и просто;
- создаются события с длительностью в минуты - очень удобно при планировании рабочего времени сотрудников, рабочих групп и всей компании;
- события можно «зациклить» - сделать повторяющимися в течение дня/недели/месяца/года;
- сотрудники сверяют свои календари и календари группы с календарями компании, благодаря технологии «избранные календари»;
- календари выгружаются в Outlook или мобильные устройства, запустить можно экспорт не только каждого календаря по отдельности, но и всех «избранных календарей» в формате iCal;
- стоит включить напоминания о предстоящих событиях - они пройдут в назначенный срок.
|
Планировщик событий
Планировать события стало удобнее и, к тому же, с учетом занятости сотрудников. Новый инструмент«Планировщик событий» не только время подберет, оптимальное для всех предполагаемых участников собрания, но даже нужную переговорную забронирует - автоматически!
Планировщик событий
Теперь вы сразу можете переходить к Планировщику событий, после того, как составили список участников встречи. Прямо в Планировщике событий вы сможете настроить все: определиться с местом этой встречи, подобрать время, когда нужная переговорная не занята, выбрать «окно», когда все участники свободны, вставить описание события и текст приглашения. И, что самое главное, все это происходит визуально - перед вашими глазами!
| В Планировщике:
- отображаются графики занятости всех приглашенных к участию сотрудников и самих переговорных комнат;
- масштаб отображения графиков изменяется от 1 дня до 30 минут, что облегчает поиск «окна»;
- вертикальная планка планируемого события краснеет, если событие перекрещивается с другим;
- планируемое событие перетаскивается мышью в любой другой временной период;
- продолжительность события изменяется мышью или набором с клавиатуры;
- при необходимости тут же добавляются новые участники события;
- выбирается место для коллективного события;
- добавляется текст приглашения, который уйдет всем участникам;
- задается описание события, разъясняющее его суть;
- выставляется «занятость» всех участников на время намечаемого события;
- указывается важность события с возможностью предварительного напоминания о нем всем участникам.
|
Коллективные события
Коллективные события – необычайно эффективный механизм – попробуйте воспользоваться им, в очередной раз рассылая приглашения и собирая подтверждения от сотрудников - для участия в событиях и собраниях компании или рабочей группы. Удивитесь, насколько упрощаются рутинные операции - все происходит наглядно и быстро.
На Портале удобно планировать общие события компании, контролировать занятость и отсутствие сотрудников в офисе. Допустим, планируете вы встречу, на которую хотите пригласить нужных сотрудников. Портал при этом отображает занятость коллег на время встречи. С учетом этой информации вы можете пригласить только тех, кто свободен, или совсем перенести встречу на другое время - удобное для большинства участников. Или, скажем, уходит ваш сотрудник в отпуск на неделю. Достаточно сделать отметку в его личном календаре, и этот период отобразится на общем Графике отсутствий.
|
- планировать групповое время можно многими способами;
- планировать рабочее время сотрудники могут через персональный календарь;
- отметки об отсутствии в офисе сотрудники делаются в личных календарях сотрудников;
- отсутствующие сотрудники автоматически отображаются в общем графике отсутствий;
- коллективные события создаются во всех календарях;
- на событие приглашается любое количество участников;
- при планировании встреч в календаре отображается занятость сотрудников;
- приглашенные на событие участники оповещаются по системе внутренних сообщений;
- каждый участник отправляет подтверждение или отказ от участия;
- коллективные события отражаются в календарях приглашенных участников;
- при отмене или удалении назначения событие снимается из календарей участников;
- о предстоящем событии всем участникам выводятся напоминания.
|
Резервирование переговорных и ресурсов
Инструмент для резервирования ресурсов и переговорных позволяет планировать мероприятия в соответствии с занятостью помещений.
Планируйте с его помощью свои встречи заранее, - и не будете постоянно натыкаться на занятые переговорные. Ведь при бронировании переговорных у вас есть возможность выбрать свободную переговорную по нужным характеристикам, отменить бронь, распределить права доступа на бронирование, указать необходимость подготовки помещения. Вот почему сервис бронирования переговорных является одним из самых популярных в компаниях и внедряется в первую очередь.
|
- на портале создается любое число переговорных и ресурсов для управления;
- распределяются права доступа к бронированию между сотрудниками;
- занятость переговорных просто и визуально размечается непосредственно на календаре;
- занятые ресурсы отображаются для просмотра в формате день/неделя/месяц;
- для поиска свободных помещений совмещается несколько переговорных на едином календаре;
- переговорные бронируются на несколько минут или часов;
- предусмотрено бронирование на целый день без указания времени;
- создается повторяющееся бронирование в течение дня/недели/месяца/года;
- сотрудникам выводятся напоминания о бронировании.
|
Управление задачами и поручениями
На Портале имеется механизм четкой постановки последовательности задач и планомерной их реализации. С его помощью каждый отдельный сотрудник может управиться с задачами и проще, и быстрее. Есть возможность управления задачами в рамках рабочей группы - когда каждый участник проекта не только видит, но и сам планирует работу над общим заданием. Существует множество вариантов представления заданий, и эти варианты позволяют легко контролировать свои задачи, видеть сами поручения и процесс исполнения сотрудниками. К тому же один и тот же инструмент управления может использоваться на всех уровнях бизнес-процессов. С таким механизмом работа всего коллектива станет гораздо эффективней.
|
- каждый сотрудник создает персональные задачи и управляет ими;
- участник группы создает задачи членам рабочих групп и управляет ими в соответствии с назначенными ему правами;
- к задаче можно прикреплять файлы и выставлять задачам степень важности;
- персональные и групповые задачи можно «раскладывать» в папки по темам;
- каждой задаче назначается ответственный за выполнение;
- ответственные подтверждают принятие задач или ставят отказ от выполнения;
- сотрудники и участники групп получают уведомления об изменении созданных ими задач;
- по завершенным задачам исполнители предоставляют отчеты;
- предусмотрен контроль за выполнением задач с индикацией их состояния и готовности в процентах.
|
Работа с электронными заявками
В Портале - целый набор инструментов для автоматизации бизнес-процессов! Оформляйте с их помощью свои электронные заявки «на раз-два». Портал ускорит обработку таких процедур (пропуска, визитки, водители, канцелярские товары) и сэкономит время на рутинных операциях.
|
- каждый сотрудник создает любое число электронных заявок;
- определяется любое число полей и типов данных запрашиваемых в заявке;
- определяется любое число статусов, по которым проходит обработка заявки, по умолчанию: Новая/Принята к рассмотрению/Обработана/Отклонена;
- назначаются группы сотрудников на размещение заявок;
- назначаются группы сотрудников, обрабатывающих заявки;
- отправляются почтовые уведомления о создании заявки, ее обработке, отклонении и т.д.;
- осуществляется контроль за статусом исполнения заявок для каждого сотрудника;
- ведется архив размещенных и обработанных заявок.
|
Импорт пользователей
|
- импорт пользователей списком из «1С:Зарплата и Управление Персоналом» сразу при установке продукта;
- упрощение процесса с помощью пошагового мастера импорта списка пользователей;
- использование инструмента сжатия для ускорения передачи данных при импорте.
|
Интеграция с MS Outlook
