Корпоративный портал: Задачи 2.0

Задачи 2.0  - механизм четкой постановки последовательности задач на портале и планомерной их реализации. С его помощью каждый отдельный сотрудник справляется с задачами и проще, и быстрее. Есть возможность управления задачами в рамках рабочей группы - когда каждый участник проекта не только видит, но и сам планирует работу над общим заданием. Существует множество вариантов представления задач, и эти варианты позволяют легко контролировать свои задачи, видеть сами поручения и процесс исполнения сотрудниками. К тому же один и тот же инструмент управления задачами может использоваться на всех уровнях бизнес-процессов компании. С таким механизмом работа всего коллектива вашей компании становится гораздо эффективней. 

 
Управление задачами сотрудника 

Задачи представлены красиво и удобно - в легком и современном дизайне, а за внешне легким интерфейсом скрыт мощный функционал системы управления задачами.  У Задач 2.0 очень много особенностей. В списке ниже представлены самые важные. 

 
Отчет по эффективности

Как работают Задачи 2.0: 

• каждый сотрудник и участник группы создает задачи и управляет ими;
• задачи выполняются с учетом субординации руководитель/подчиненный;
• большие задачи разбиваются на подзадачи, вложенность которых не ограничена;
• задачу можно сделать периодической, и она будет автоматически возобновляться;
• к задаче прикрепляются файлы и задачам выставляется степень важности; 
  
• персональные и групповые задачи «раскладываются» в папки по тегам;
• каждой задаче назначается ответственный за выполнение и соисполнители; 
• одну и ту же задачу можно копировать нескольким ответственным;
• ответственный может изменять сроки по задаче, если ему это разрешено;
• задачам назначаются аудиторы для отслеживания выполнения задания;
• предусмотрен контроль за выполнением задач с индикацией их состояния;
• задачу можно поставить себе от имени другого сотрудника;
• ответственные подтверждают принятие задач или ставят отказ от выполнения;
• постановщик контролирует результат выполнения задачи и ставит оценки; 
  
• сотрудники и участники групп получают уведомления об изменении созданных ими задач; 
  
• по завершенным задачам исполнители предоставляют отчеты;
• на задачах, отмеченных для отчета, строится многоуровневый отчет по эффективности.

Возможности

Без четкой постановки последовательности задач и планомерной их реализации просто невозможно достигнуть определенного результата. И всем известно, что планирование личных дел ведет к значительному повышению производительности труда. С Задачами 2.0 каждый сотрудник, участник проекта или рабочей группы не только видит, но и сам планирует работу над общим заданием. Более того, сам управляетдоступными ему по правам задачами. В итоге, работа всего рабочего коллектива становится эффективней. 

 
Управление задачами группы

Вложенные задачи 

Объемные задачи вы можете распределять между сотрудниками, таким образом повышая слаженность групповой работы. Как это сделать? Ставим одну большую общую задачу и разбиваем ее на подзадачи. Каждой из этих подзадач назначаем отдельных ответственных и выставляем в задачах свои атрибуты - сроки, теги и т. п. Назначаем соисполнителей, аудиторов, подгружаем свои файлы и настраиваем индивидуально: включать ли задачу в отчет, может ли ответственный менять сроки задачи, нужно ли контролировать результат и подобное. Вложенность подзадач неограниченна.

 
Вложенные задачи 

Копирование задачи 

Скопируйте поставленную задачу сразу нескольким ответственным, и не придется создавать ее заново много раз. Например, нужен вам однотипный отчет от 25-ти заместителей, - сразу всем вы и ставьте задачу. При этом в каждую из копий задач можно вносить изменения, так что каждому заму в задачу вы добавите что-то отдельно. Если это, конечно, понадобится.

Периодические задачи 

Не нужно создавать одну и ту же задачу, допустим, по первым числам каждого месяца, каждый 3-й день рабочей недели или каждую 2 неделю по средам с 12:00 до 17:30. Просто делаете в этой задаче активным блок«Повторять задачу каждый:» - и она автоматически возобновляется в указанное время.

 
Периодическая задача 

Задачи нескольким исполнителям с одним ответственным 

В этом типе задач остается неизменной концепция, что за исполнение конкретной задачи должен отвечать один человек. Но вот отдельные ее части - подготовить, скажем, материалы, подгрузить файлы, добавить свои комментарии - могут другие участники. Соисполнители - так они называются в задачах и добавляются точно так же, как и ответственные (выбором из структуры, поиском по сотрудникам или из списка последних добавленных).

 
Задача нескольким исполнителям 

Аудиторы задачи 

В задачи добавляется новое понятие - аудиторы. Это те лица, которые имеют доступ к задаче, могут видеть ее ход выполнения и обсуждение, писать комментарии - в общем, каким-то образом отслеживать выполнение задачи и способствовать ее успешному завершению. К примеру, аудитор может расставить приоритеты подзадачам в каком-то сложном деле и распределить их по времени. 

 
Выбор аудиторов 

Учет прав структуры компании 

Вводится учет субординации руководитель/подчиненный. Это заключается не только в том, что руководители видят задачи своих подчиненных, а в самой логике постановки задач. Теперь, если начальник ставит задачу в своем отделе, секторе и т.д., то исполнитель просто не сможет от нее отказаться - задача принимается автоматически. Если же задачи ставятся по горизонтали (сотрудникам других отделов, начальник начальнику и т.д.) или по вертикали, но вверх (задача руководителю или директору), то они, как и прежде, могут быть отклонены. 

 
Теги, дедлайн и контроль

«Проконтролировать результат выполнения». Если стоит «галочка» в задаче, то она закрывается только после подтверждения Постановщиком. То есть исполнитель не может формально закрыть задачу, не выполнив ее, поскольку руководство будет в курсе и проверит результаты. Если задача ставится сотрудником себе самому, то, понятно, что ставить эту «галочку» не нужно. 

«Разрешить ответственному менять сроки». Если срок «жесткий» по задаче, то эта «галка», вернее, ее отсутствие, позволяет устанавливать «дедлайн». При наличии этой пометки, исполнитель может сдвигать сроки, как ему будет нужно. Этот признак полезно ставить задачам из серии «на потом», отложенных в «долгий ящик» и т.п. 

Теги. При добавлении задачи можно выбрать теги (аналог прежним папкам в задачах). При установленных тегах «узконаправленные» задачи разложатся по «полочкам», не будут засорять общий список задач, и впоследствии будут легко находиться с помощью фильтра по тегам. 

Голосование за качество выполнения задачи. Постановщик после завершения задачи может оценить качество выполнения задачи - хорошо она выполнена или нет. И по оценкам в задачах сотрудника можно судить о том, как он относится к работе. 

Постановщик 

Не секрет, что руководство чаще всего «раздает» задачи в устном виде. С Задачами 2.0 любой сотрудник - ответственный может просто записать подобную задачу и поставить ее самому себе, но от имени другого лица -постановщика. Выбрать постановщика задачи можно только при создании новой задачи. После этого править задачу сможет только сам постановщик.

Также в задачах можно добавлять комментарии, экспортировать их в MS Excel и Outlook.