Новый Экстранет
В новой версии - более простой и удобный в использовании Экстранет, которому не нужно обучать сотрудников и внешних пользователей. Теперь сотрудники компании всегда работают внутри корпоративного портала, и больше не должны переходить в Экстранет. Коллективная работа в Экстранете полностью аналогична работе в рабочих группах на портале - в той же привычной среде. Компания, к примеру, веб-студия, может создать отдельную рабочую экстранет-группу для разработки какого-то сайта, пригласить в нее заказчика, внутри группы хранить все документы и эскизы, быстро обсуждать свою работу, ставить задачи, планировать сроки. При этом веб-студии не нужно дублировать информацию в группы Интранет и Экстранет, как это было в прежних версиях продукта.Новая концепция Экстранета
В версии 11.5 разработана новая концепция Экстранета с упрощенным интерфейсом. При разработке концепции учитывались пожелания компаний, которые на первое место ставят легкие коммуникации и эффективность работы. В результате, с новой версией продукта компании получили более простой и удобный в использовании Экстранет, которому не нужно обучать.
Рабочие группы Экстранета
Пересмотрена логика работы с Экстранетом как для сотрудников компании, так и для внешних пользователей - партнеров, клиентов, подрядчиков, поставщиков и других приглашенных для совместной работы представителей дружеских компаний. Исключен лишний шаг - переход сотрудника в Экстранет по нажатию одноименной кнопки. Сотрудники теперь не переходят в Экстранет и всегда работают внутри корпоративного портала. Внешние пользователи видят только данные рабочей группы, куда их пригласили.
Рабочая группа Экстранет
Сняты избыточные перестраховки по безопасности, которые создавали неудобства для большинства компаний. При этом новая концепция использует гибкую и мощную систему разграничения прав доступа к информации на портале.
Документы экстранет-пользователя в группе
Благодаря этому компания может приглашать в рабочие группы Экстранета внешних пользователей, размещать в них документы и файлы, не опасаясь просмотра другой внутрикорпоративной информации. Приглашенные в Экстранет внешние пользователи не имеют доступа к информации на корпоративном портале.
Группы для Экстранета
Группы, доступные для Экстранета, работают на тех же принципах, что и другие группы на корпоративном портале. Поэтому вам не придется переучивать сотрудников для управления новым проектом и работы с внешними пользователями. Коллективная работа в Экстранете полностью аналогична работе в рабочих группах на корпоративном портале - в той же удобной и привычной среде.
Группа доступна в Экстранете
Компания, к примеру, веб-студия, может создать отдельную рабочую группу для разработки какого-то сайта, пригласить в нее заказчика, внутри группы хранить все документы и эскизы, быстро обсуждать свою работу, ставить задачи, планировать сроки. При этом веб-студии не нужно дублировать информацию в группы Интранет и Экстранет, как это было в прежних версиях продукта.
Приглашение внешних пользователей
Чтобы начать работу с приглашенными пользователями, достаточно в настройках группы указать, что она доступна в Экстранете. Начиная с этого момента вы можете приглашать в такую группу сторонних участников, отправляя им сообщения по e-mail. Участники получают приглашения, заходят по ссылке в нем на портал и сразу же приступают к работе - в той группе, куда их пригласили. Фактически такая группа разделяется межу сотрудниками портала и внешними экстранет-пользователями.
«Живая лента» для Экстранета
Вся работа в группе Экстранет строится на базе полнофункциональной «Живой ленты». Все события в группе отображаются в «Живой ленте»: опубликованы новые фотографии, загружены документы в файлы группы, началось новое обсуждение, добавлена запись в базу знаний Wiki и так далее. Приглашенные коллеги видят всю эту информацию и легко вливаются в работу, используя привычные для соцсетей инструменты.
«Живая лента» рабочей группы Экстранета
Например, приглашенные пользователи могут не знать поначалу, как работать с задачами. Но они видят поставленные задачи в «Живой ленте», могут оставлять комментарии к ним, «лайкать» эти комментарии и прилагать к ним файлы. Точно так же обстоит дело и с фотографиями.
Приглашенный пользователь отправляет сообщение с файлами
Пользователи Экстранета могут просматривать и комментировать добавленные в группу изображения (например, эскизы новых проектов) прямо из Живой ленты. При этом каждый такой комментарий создает в ленте отдельное событие. И, наконец, экстранет-пользователи могут читать «Живую ленту» своей группы с мобильных устройств. И не только смотреть, но и писать сообщения ее участникам, и комментировать все, и конечно же, нажимать кнопку рейтинга «Мне нравится!»
События Экстранета в Живой ленте компании
«Живая лента» внешнего пользователя содержит только данные видимой ему группы. В «Живой ленте» сотрудника события из Экстранета помечаются специальным образом. Видны такие экстранет-события только участникам экстранет-групп и руководству компании.
Функционал портала для Экстранета
Пользователю Экстранета доступен практически весь функционал корпоративного портала: работа с документами, раздельные права, «лайки», поиск по содержимому документов, задачи, календарь, сообщения, файлы, фото, форум и прочее. К примеру, задачи глазами экстранет-пользователя выглядят так же, как и задачи у сотрудника в проекте на портале. Сотрудник, в свою очередь, видит эти задачи у себя в списке - в соответствующей группе, и в эту группу может ставить новые задачи внешним пользователям.
Приглашенный пользователь видит задачу
Мгновенные сообщения между сотрудниками и приглашенными пользователями ходят так же, как обычно на портале. Сотрудник видит в своем списке контактов группы из Экстранета, в которых он участвует. Экстранет-пользователь - только контакты этой группы.
Веб-мессенджер экстранет-пользователя
Центр нотификации веб-мессенджера исправно выводит информацию о событиях в Экстранете - о приглашениях, например, в группу или на встречу, сообщает о новых «лайках», поставленных бизнес-процессах, задачах и прочих событиях. Конечно же только для тех сотрудников, которые работают с партнерами и клиентами в экстранет-группах.
Приглашенный пользователь Экстранет не увидит структуру вашей компании и контакты, не будет участвовать в обсуждении жизни компании в общей «Живой ленте», не сможет просмотреть корпоративную фотогалерею, и не узнает у кого из ваших сотрудников ближайший день рождения. Все это для него «под замком» - как и положено экстранет-пользователю.