Битрикс24 бизнес процессы

Битрикс24 и бизнес процессы

6 популярных бизнес-процессов в Битрикс24 доступны на любом тарифном плане, в том числе бесплатном:

• Счет на оплату
• Заявление на отпуск
• Заявление на командировку
• Выдача наличных
• Входящие документы
• Исходящие документы

Существуют ограничения на количество одновременно запущенных бизнес процессов: для бесплатного тарифного плана их может быть не больше 5-ти, для среднего тарифного плана Команда – не более 50-ти, а для верхнего плана Компания – количество неограниченно. Ограничения распространяются только на новые Процессы, которые работают с Живой лентой (прежние Бизнес процессы в CRM, списках (только для тарифа Компания), документах не меняются, для них нет ограничений). Пять одновременно запущенных процессов означает, что если у вас в процессе 2 заявления на отпуск, одно на командировку и 2 счета, то пока один из текущих процессов не будет завершен, запустить новый сотрудники не смогут.

Во что компании обходится «шорох бумаг»?

Вы когда-нибудь задумывались:

• Сколько стоит отдать счет в оплату?
• Во что обходится компании подпись одного заявления на отпуск?
• Каковы потери времени и денег на подписях «бумажек»?

В каждой организации существуют правила оформления внутренних документов: отпуска, командировки, оплаты входящего счета и т.п. Каждая задача представляет из себя несколько стандартных действий по согласованию и утверждению. Ежедневно сотрудники занимаются не только своей основной работой, но и сталкиваются с необходимостью хождения по кабинетам, поиском нужных людей, прочими неэффективными действиями. Если посчитать, сколько времени уходит на это – получится заметная цифра в затраченных часах. Это время могло бы быть потрачено на получение прибыли. Потеря рабочего времени сотрудником включает:

• перемещение по зданию, особенно если оно большое
• ожидание, когда ответственное лицо освободится, чтобы принять и рассмотреть вопрос / документ
• повторные визиты, если сотрудника не оказалось на месте

Затрачиваемое время возрастает кратно, когда в цепочке процесса утверждения появляется более одного должностного лица, а также в случае возврата документа на доработку.

В итоге подписание и оформление отпуска или командировки отнимает десятки минут, а иногда часы или целые дни. Сколько времени вы тратите на оплату входящего счета? Подобные потери времени обходятся компании пропорционально стоимости часа просто сотрудника.

Посмотрите видеоролик с реальным сценарием утверждения отпуска, многие узнают в нем себя:

Как устранить потери времени при ежедневной работе?

Автоматизация прохождения бизнес процессов в компании повышает скорость и четкость выполняемых действий. Сотрудники не тратят время попусту на неэффективные действия, их работа прозрачна руководителю. Не нужно контролировать прохождение процессов, система автоматизации бизнес процессов позволяет сосредоточиться на достижении результатов.

Шаблоны бизнес процессов в Битрикс24

Облачный сервис Битрикс24 – это простая система, которая содержит готовые шаблоны бизнес процессов оплаты счетов, заявлений на отпуск и командировку, учет исходящих документов, получения подрасчетных авансов. Предусмотрена возможность тонкой настройки и создания собственных бизнес процессов. Удобный инструмент автоматизации позволяет не тратить время на «бумажки» и сосредоточиться на делах. Если готовые шаблоны бизнес процессов не решают поставленную задачу, можно перейти в Маркетплейс, подобрать и еще скачать шаблоны бизнес процессов Битрикс24.

Настройка бизнес процессов в Битрикс24

В Битрикс24 можно настраивать свои собственные бизнес процессы. Вы просто «перетаскиваете» нужные квадратики мышкой в этапы бизнес-процесса, выбираете ответственных за прохождение нужных этапов и запускаете процесс в работу. Управление бизнес процессами – также простая задача: заходите в раздел «Бизнес-процессы» и видите, на какой стадии находится запущенный вами процесс. Информация об изменении статуса отображается в Живой Ленте, а также в уведомлениях.

Дизайнер бизнес-процессов

Настройка бизнес процесса выполняется с помощью визуального конструктора. Последовательность шагов в вашем бизнес процессе представлена цепочкой из блоков-действий, которые можно «мышкой» перетаскивать из каталога действий и затем настраивать каждое отдельно, как необходимо.

В бизнес-процессе можно автоматически запускать: процесс обработки документа (утверждение, блокировка, изменение, удаление, публикация и т.д.), добавлять конструкции (к примеру, разные условия выполнения того или иного действия), отправлять уведомления сотрудникам, ставить задачу и другие.

Бизнес процессы и лиды Битрикс24

Система автоматизации бизнеса позволяет не только экономить время сотрудников, сокращая издержки, но и увеличивать продажи. CRM в Битрикс24 позволяет настроить процесс распределения лидов для менеджеров отдела продаж. Тонкая настройка доступна на странице: CRM > Настройки > Автоматизация. Кликнув по соответствующей пиктограмме, можно перейти к списку шаблонов бизнес процессов для сделок, лидов, контактов и компаний. В CRM включено несколько шаблонов бизнес процессов:

• обработка лида
• обработка контакта
• выполнение по стадиям
• сделка интернет-магазина

Для бизнес процессов CRM Битрикс24 были разработаны специальные действия: Создание лида, Создание сделки, Создание контакта, Создание компании, Запись события в CRM и Ожидание стадии сделки.

Примеры бизнес процессов Битрикс24

Например, потенциальный клиент позвонил в компанию, когда рабочий день уже закончился. Его телефон определится, благодаря встроенной виртуальной АТС в Битрикс24, и эта информация попадет к менеджеру Петрову в CRM, который придет на работу, свяжется с ним и уточнит суть запроса. Или клиент оставил заявку на сайте с контактами, эти данные попадут к сотруднику отдела продаж Сидорову.

Пример бизнес процесса Битрикс24 - Оплата счета

Давайте посмотрим как это работает, на примере оплаты счета: